تستخدم إدارة الجمارك التركية عدة وسائل للتحقق من صحة معاملات الاستيراد والتصدير، ويُعد كل من الرقابة المستندية والمعاينة الفعلية للبضائع من أهم مراحل الرقابة الجمركية. ويهدف كلا الإجراءين إلى التأكد من مطابقة الشحنة للقوانين الجمركية، إلا أن لكل منهما آلية مختلفة ونطاقاً خاصاً من الفحص.
تعتمد الرقابة المستندية على مراجعة جميع الوثائق المقدمة مع البيان الجمركي، مثل الفاتورة التجارية، وقائمة التعبئة، وبوليصة الشحن، وشهادة المنشأ، والتراخيص، وشهادات المطابقة عند الحاجة. وخلال هذه المرحلة، يتحقق موظف الجمارك من صحة البيانات وتطابقها مع التشريعات الجمركية التركية.
أما المعاينة الفعلية، فتتم من خلال فحص البضائع نفسها داخل الميناء أو المطار أو المركز الجمركي. ويقوم موظفو الجمارك بمطابقة محتويات الشحنة مع المعلومات الواردة في البيان الجمركي للتأكد من نوع البضاعة، وكميتها، ووزنها، وأرقامها التسلسلية، وأي بيانات أخرى ذات صلة.
ولا تخضع جميع الشحنات للمعاينة الفعلية، إذ يعتمد القرار على نظام إدارة المخاطر في الجمارك التركية. فقد تُكتفى الرقابة المستندية لبعض الشحنات، بينما تُحال شحنات أخرى إلى الفحص الميداني إذا استدعت طبيعة البضاعة أو نتائج تحليل المخاطر ذلك.
وخلال الرقابة المستندية، قد تطلب إدارة الجمارك مستندات إضافية إذا لاحظت وجود نقص أو اختلاف في البيانات، مثل عقود البيع، أو إثباتات الدفع، أو الكتالوجات الفنية، أو شهادات التحليل، وذلك قبل اتخاذ القرار بشأن استكمال إجراءات التخليص.
أما أثناء المعاينة الفعلية، فقد يتم فتح جزء من الطرود أو جميعها، بحسب طبيعة الشحنة، للتحقق من مطابقة البضاعة للوصف الجمركي. وفي بعض الحالات، قد تؤخذ عينات لإجراء فحوصات مخبرية إذا كانت البضائع خاضعة لرقابة فنية أو صحية.
وتساعد الرقابة المستندية في تسريع إجراءات التخليص عندما تكون جميع الوثائق صحيحة ومتكاملة، بينما تهدف المعاينة الفعلية إلى حماية السوق التركية من البضائع المخالفة أو غير المصرح عنها أو التي لا تتوافق مع القوانين واللوائح.
ومن أكثر الأسباب التي تؤدي إلى إحالة الشحنة إلى المعاينة الفعلية وجود اختلاف بين الوثائق، أو استخدام رمز جمركي غير مناسب، أو التصريح بقيمة غير دقيقة، أو استيراد منتجات خاضعة لرقابة خاصة، أو اختيار الشحنة ضمن نظام تحليل المخاطر.
ولتقليل احتمالية حدوث تأخير، ينبغي للمستوردين والمصدرين إعداد جميع المستندات بدقة، واستخدام الوصف الصحيح للبضائع، والتأكد من مطابقة البيانات بين جميع الوثائق، والتعاون مع مخلص جمركي يمتلك خبرة في الأنظمة الجمركية التركية.
وفي الختام، تُكمل الرقابة المستندية والمعاينة الفعلية بعضهما البعض داخل النظام الجمركي التركي، حيث تهدف الأولى إلى التحقق من صحة الوثائق، بينما تركز الثانية على مطابقة البضائع الفعلية مع البيانات المصرح بها. ومن خلال الالتزام الكامل بالتشريعات الجمركية وإعداد الوثائق بصورة صحيحة، تستطيع الشركات تقليل زمن التخليص وتجنب المشكلات أثناء الفحص الجمركي.